Digital Workplace: El futuro del trabajo en las organizaciones

Un espacio de trabajo digital (DWP) es el nombre que recibe la versión virtual y moderna de los lugares de trabajo tradicionales. La experiencia del lugar de trabajo digital proporciona servicios personalizados y basados en roles, así como los datos, las aplicaciones y las herramientas de colaboración necesarias para que los empleados trabajen desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y en cualquier momento. Para conseguirlo, los DWP utilizan servicios de movilidad y tecnología digital para adaptarse a las actividades de los usuarios y ayudar a aumentar la eficiencia y el compromiso de los empleados.

La empresa de investigación Gartner afirma que “el lugar de trabajo digital permite nuevas formas de trabajo más eficaces, aumenta el compromiso y la agilidad de los empleados y aprovecha los estilos y tecnologías orientados al consumidor”.

Digital Workplace y empoderamiento
Pero, ¿qué es exactamente un DWP? Un espacio de trabajo digital o Digital Workplace es una plataforma única que ofrece a todos los empleados de una corporación los siguientes elementos: cultura corporativa, tecnología y espacio virtual, buscando siempre una experiencia digital satisfactoria del empleado, colaborativa y diseñada por y para los usuarios, manteniéndolos siempre en el centro y empoderándolos.

Un Digital Workplace es una plataforma única que ofrece a todos los empleados de una corporación cultura corporativa y tecnología en un espacio de trabajo virtual

Cabe remarcar aquí el hecho de que favorecer el empoderamiento de los empleados, y que estos tengan un crecimiento personal y profesional dentro de las compañías, es importante no solo para generar un mayor compromiso de estos con la organización, sino porque también se traduce en una mayor productividad y en una imagen de marca más positiva. Para lograrlo, además de cambiar el perfil del liderazgo o el modo de enfocar este, es necesario que los departamentos de ‘personas’ observen y subrayen todo lo que pueda hacer que los empleados se sientan reconocidos. Y aquí es donde juega un papel esencial el espacio de trabajo digital, como elemento clave que permite vehicular dicho reconocimiento, ofreciendo adicionalmente un espacio de comunicación centralizada, de acceso al conocimiento, documentación y colaboración, entre otras funcionalidades.

Gestión del cambio
Debemos poner en relevancia que la implantación de todo espacio de trabajo digital tiene una pata tecnológica pero que esta, para garantizar el éxito, debe ir acompañada de una gestión del cambio para asegurar la adopción de las tecnologías que componen el espacio de trabajo digital, y mejorar las competencias digitales de sus empleados para que hagan un uso eficiente de las mismas. Para ello debemos considerar, según Gartner, tres puntos de vista:

1. Conocimiento digital (Digital Literacy): Constituye el conocimiento teórico y conceptual de las herramientas, qué elementos tienen, cómo se utilizan, para qué sirven…

2. Destreza digital (Digital Dexterity): Es el conocimiento práctico de las herramientas mediante su uso. Es como realmente garantizamos el éxito del cambio. Los empleados deben ver cómo utilizar estas herramientas en casos reales de su día a día.

3. Gobierno digital (Digital Governance): Es la capacidad que tiene el usuario de saber cuándo utilizar una u otra herramienta. Poniendo un símil, una persona puede saber ir en moto, en bicicleta y en coche, pero además tiene que saber en qué situaciones es mejor el uso de cada uno de estos medios de transporte.

La gestión del cambio es una pieza clave de la transformación digital del entorno de trabajo, ya que no se trata únicamente de implementar nuevas herramientas usando nueva tecnología, sino que se trata de promover un cambio en la cultura digital de la organización.

Beneficios del Digital Workplace
Y es que el mundo ha cambiado más en los últimos 10 años de lo que nunca lo había hecho antes y, en este sentido, hablamos, trabajamos y compramos de manera muy distinta respecto unos años atrás. Gracias a la evolución y aplicación de la tecnología, la información se expande a gran velocidad, provocando mayor complejidad organizacional y de intercambio de conocimiento en las organizaciones, las cuales tienen el reto de permanecer cerca de sus trabajadores y colaboradores. En este contexto, la implementación de un DWP toma sentido y aporta a los empleados de la organización varios beneficios, entre los cuales cabe destacar los siguientes valores:

– Herramientas y aplicaciones de comunicación
– Plataformas de colaboración y participación social
– Sistemas de gestión de contenidos y conocimientos para compartirlos internamente y externamente
– Herramientas de almacenamiento en la nube para compartir y almacenar documentos
– Optimización de procesos
– Archivos de documentación
– Integración y gestión de dispositivos móviles
– Innovación

Comunicación
Un DWP ofrece acceso a toda la información de la compañía de forma unificada, atractiva, con formatos visuales e interactivos y con un común denominador: es usable, de comunicación bidireccional, abierta y multiidioma. Todos los colaboradores de la organización -ya sean internos o externos- pueden comentar, reaccionar frente a un contenido, compartir o guardarse el contenido para leerlo más tarde, etc. Y siempre con diferentes formatos de información con el objetivo de resultar apetecibles para los usuarios finales.

A nivel de gestión, permite la descentralización, la edición de contenidos de manera sencilla e intuitiva, y la categorización y la segmentación por audiencias, lo que permite reducir el ruido y garantizar que el contenido lo recibe quien tiene interés en el mismo, evitando de este modo el efecto de sobredosis de la información (spam).

Por último, cabe destacar la viabilidad de integración con fuentes externas de información, tales como el clipping de prensa del sector o blogs de interés.

Colaboración
Se potencia la colaboración y su calidad entre los colaboradores empresariales, ofreciendo una red social corporativa, permitiendo una mejor y mayor colaboración y trabajo transversal a través de comunidades o equipos que comparten un interés común, ya sea en una misma temática, proyecto, iniciativa global o local. En este sentido, se ofrecen herramientas tales como equipos, comunidades, chats, blogs, wikis, calendarios, encuestas, etc. que facilitan dichos procesos.

Conocimiento compartido
El DWP da acceso al conocimiento interno y los contenidos corporativos de manera sencilla, intuitiva, ágil y configurable por rol/audiencia, de modo individual por y para cada uno de los empleados de una organización. Las plataformas se convierten en centros de conocimiento y/o formación de las organizaciones, ofreciendo en un espacio unificado las políticas corporativas, normativas, plantillas, información por iniciativas, departamental, etc.

Los DWP permiten extender el conocimiento más allá de los contenidos y que sean las propias personas integrantes de la organización las verdaderas fuentes de conocimiento. Adicionalmente se ofrecen potentes buscadores avanzados, que se convierten en ‘Google’ internos, permitiendo el acceso a todos los contenidos a solo un clic.

Por último, cabe destacar la aplicación de Inteligencia Artificial en el contenido, permitiendo acciones tales como el etiquetado automático del contenido para facilitar su búsqueda, o bien el aprendizaje continuo y automatizado de la organización y de los empleados, con el fin de poderles ofrecer información de su interés y en base sus necesidades internas.

No se trata únicamente de implementar nuevas herramientas usando nueva tecnología, sino de promover un cambio en la cultura digital de la organización

Eficiencia en procesos
El DWP da acceso centralizado a todas las aplicaciones, herramientas y servicios corporativos, siempre clasificados y sectorizados por audiencia, de modo que al igual que con las comunicaciones, se evita el efecto spam. Cada empleado solo ve aquellas aplicaciones, herramientas y servicios corporativos de su interés y aplicación en su día a día en el trabajo.

Se admite la posibilidad de integración con herramientas externas a nivel de proceso, como la integración de una firma de documentación electrónica dentro del propio DWP o bien la integración a nivel de autenticación con sistemas externos, con el fin de unificar y mejorar la experiencia de los empleados.

Por otro lado, también encontramos workflows inteligentes que se personalizan según el empleado, chatbots que dan respuesta a peticiones, preguntas, dudas internas o analíticas de datos que permiten recoger datos en tiempo real, ofreciendo un conocimiento detallado de los intereses y comportamientos de la organización y de los empleados en cada área.

Innovación
Para satisfacer las expectativas de los empleados digitales modernos y proporcionar una ventaja competitiva a las organizaciones, el lugar de trabajo digital tiene que apoyar e incorporar innovaciones modernas como la automatización, el aprendizaje automático (para conocer las preferencias de los empleados y hacer recomendaciones personalizadas), el análisis predictivo (para hacer recomendaciones inteligentes), el análisis de tendencias, el análisis social y el crowd sourcing.

La tecnología hace las cosas posibles, las personas hacen las cosas reales.