La revista profesional sobre tecnología y transformación digital
Depositphotos_78129624_XL
Eva Aymamí

Eva Aymamí Gili

Team Leader and Digital Employee Experience en RAONA ENGINYERS S.L.

La colaboración empresarial, clave de la productividad y la gestión del talento

La colaboración empresarial en su nivel más básico es la forma en que los empleados de una organización se comunican. Incluye las diferentes tecnologías y plataformas que los miembros de una organización utilizan para hablar del trabajo, ofrecer opiniones y enriquecer sus ideas. Pero también, y no menos importante, hace referencia a la cultura de la empresa y cómo sus valores fomentan u obstaculizan el intercambio de ideas, información y trabajo.

Cabe destacar que la forma en la que los humanos nos relacionamos, comunicamos y colaboramos ha evolucionado en la última década, forzándonos a encontrar nuevas formas de trabajar en tiempos récord, momento en que precisamente toma especial relevancia el término de la colaboración empresarial, siendo esta la clave para la productividad y la gestión del talento.

A este escenario de cambio se añaden los diferentes fabricantes de tecnología –Microsoft, Google, Asana, Slack…–, los cuales han ido lanzando al mercado de un modo ágil e iterativo, buscando mantenerse siempre al día y en primera posición, diferentes herramientas colaborativas cuyas funcionalidades están haciendo aún más compleja la situación. Estudios como el de IDC Spain ilustran la confusión existente entre CIOs y directores de IT: aunque más del 80% de las empresas han invertido en herramientas de colaboración, el 70% no tienen claro los conceptos que incluye la colaboración empresarial cuando se les pregunta por ella de forma independiente.

La colaboración como catalizador
Hay que tener claro que la colaboración no es un proceso organizativo, sino un catalizador que nos permite optimizar los procesos y aumentar la productividad global de la empresa. Las plataformas integrales de colaboración como Microsoft 365 son necesarias para dotar de herramientas atractivas, usables e integradas a los usuarios, pero si no las incorporamos de forma dirigida en mejorar los procesos y bajo un gobierno definido, el impacto será aleatorio, con gran dependencia de las habilidades de cada empleado. Cuanto antes se deja de hablar de la colaboración como algo global y se empieza a pensar cómo puede optimizar cada proceso en particular, más rápido se vislumbran los resultados de forma tangible. La colaboración es una necesidad transversal, pero requiere soluciones concretas.

La colaboración no es un proceso organizativo, sino un catalizador que nos permite optimizar los procesos y aumentar la productividad global de la empresa

Hay que destacar que el 81% de las empresas considera que la colaboración es un pilar básico de la transformación digital y, concretamente, la gestión de las personas es el aspecto más relevante en el contexto de la colaboración empresarial.

Estrategias clave
Las diez estrategias clave que permiten mediante el uso de herramientas colaborativas la mejora tanto de la productividad como de la gestión del talento son:

1. Humaniza la tecnología
No hablemos de tecnología, hablemos de casos de uso o escenarios reales de uso colaborativos que permitan a los empleados identificarlos de un modo ágil. Por ejemplo, en un contexto de Microsoft 365 para gestionar un proyecto se requiere: un equipo de Microsoft Teams para comunicarnos con el equipo, un Planner para gestionar las tareas, un espacio de SharePoint para albergar aquellos documentos finales, etc. Es muy probable que cuando hayamos terminado de mencionar todas estas herramientas y explicar su fin al usuario, este esté bastante perdido. En su defecto, si simplemente hablamos de la creación de un escenario colaborativo, de gestión de proyectos con todas estas herramientas transparentes para el usuario final, lo tendremos a bordo.

2. Unifica los escenarios colaborativos
Diseñar plantillas que mapeen los procesos internos en las herramientas ayuda a compartir formas de trabajo y evita que los usuarios inventen sus propias soluciones y utilicen terceras herramientas. Esto disminuye la curva de aprendizaje de forma drástica y permite que los usuarios puedan compartir conocimiento y realizar buenas prácticas. Existen herramientas en el mercado diseñadas con este fin, como Collaboration Hub.

La colaboración es una necesidad transversal, pero requiere soluciones concretas

3. Define, protege y controla la información y el ciclo de vida de esta
Cada tipología de escenario colaborativo debe tener su ciclo de vida definido, con el fin de garantizar la protección de los datos. Los metadatos son clave para ello, así como las etiquetas de sensibilidad de la información. No toda la documentación tiene los mismos niveles de criticidad: hay documentación interna, hay documentación crítica, etc. Define los diferentes niveles de criticidad de la información y garantiza su aplicación mediante automatismos para facilitar la curva de aprendizaje a tus empleados.

4. Unifica la gestión de la demanda
Centraliza en un solo lugar la gestión de la demanda colaborativa, permitiendo tanto el consumo como la petición o la consulta del contenido de los diferentes espacios corporativos. De este modo los empleados saben dónde ir a buscar la información y se evitan confusiones o peticiones en lugares equivocados.

5. Define las reglas del juego y comunícalas de forma continua a tus empleados
La potencia sin control nos puede causar problemas. Es muy importante definir y comunicar de forma continua cuáles son las reglas del juego. Ten en mente que la tecnología evoluciona muy rápido, por lo que lo importante no es realizar grandes sesiones formativas, sino entrenar a tus empleados para que se acostumbren a dicha evolución de la tecnología, se adapten y quieran usar las nuevas funcionalidades a medida que el fabricante tecnológico, por ejemplo Microsoft, va sacando al mercado sus diferentes productos.

El 81% de las empresas considera que la colaboración es un pilar básico de la transformación digital

6. Empodera a tus empleados
Aplicar nuevas formas de trabajo requiere que los propios participantes estén implicados y sean proactivos en encontrar soluciones a los problemas que vayan surgiendo. Por ello, hay que dar un papel relevante a los Key Users de negocio como líderes de la aplicación de procesos colaborativos. También juegan un papel fundamental como mentores de los usuarios participantes en el proyecto, detectando propuestas de mejora que deben incorporarse al programa de Digital Adoption corporativo y trasladándose en nuevas herramientas, formación o cambios en los procesos.

7. Evoluciona según las necesidades reales: menos es más
Añade nuevas funcionalidades de forma paulatina, a medida que tus empleados requieran de ellas. En esta línea, es crucial identificar las tipologías de empleados que tienes dentro de tu organización y, en base a las necesidades de cada una de dichas tipologías, ofrecer unas herramientas u otras. Vinculado a este punto, esto también permite garantizar el retorno de la inversión realizada en licencias en forma de productividad: no tiene las mismas necesidades un empleado de oficina que uno frente una línea productiva o un vendedor.

8. Prioriza según el beneficio esperados
Es importante identificar todas las iniciativas de mejora a implementar dentro de nuestra organización y, una vez las tengamos identificadas, priorizarlas en el tiempo. Aplicar un enfoque Lean en la priorización de las iniciativas de mejora permite dar salida a las que tengan un menor coste y un mayor impacto, simplificando los procesos y orientando los cambios a maximizar el beneficio de la colaboración en los procesos.

9. Integra a los externos a tu entorno
Es frecuente cometer el error de restringir nuestra visión de la organización a los empleados directos, cuando nuestros procesos de colaboración integran multitud de colaboradores externos que interactúan con información de la empresa. No los podemos obviar y debemos integrarlos en nuestros procesos y herramientas; de lo contrario, tendremos información corporativa en repositorios y/o espacios no corporativos.

10. No olvides a tus empleados en movilidad
Todos tus empleados tienen la misma importancia y todos ellos llevan una móvil en el bolsillo o bien disponen de una tablet. En este sentido, ten en mente que es imprescindible incorporar el acceso a tus herramientas colaborativas desde dispositivos móviles.

La colaboración en el trabajo estimula la innovación, mejora la productividad y aumenta la satisfacción de los miembros del equipo.

Comparte