La organización que aprende

El papel que las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) desempeñan en una organización que aprende se materializa en la existencia de sistemas de información que la interconectan tanto interna como externamente.

Las interconexiones internas relacionan las diferentes gerencias organizativas entre sí, mientras que las interconexiones externas lo hacen entre la organización (entiéndase cliente) y organizaciones externas (entiéndase subcontratistas) en el marco de una relación contractual entre contratista y subcontratistas.

La interconexión interna se materializa en Sistemas Enterprise Resource Planning o ERP. Por otra parte, la interconexión externa se materializa en la existencia de sistemas Customers Relationship Management o CRM para sus relaciones con el cliente y Supply Chain Management o SCM para sus relaciones con el suministrador, integrando toda la cadena de valor.

Se ve así favorecida la colaboración entre organizaciones, que fomenta la realización de trabajos conjuntos entre clientes y desarrolladores. Ejemplo de todo ello es la existencia de grandes proyectos, pero también de metodologías ágiles.

El papel que las TIC se materializa en la existencia de sistemas de información que interconectan tanto interna como externamente

Los grandes proyectos requieren un alto nivel de colaboración entre gerencias y la colaboración de múltiples niveles organizativos. Es natural que se requiera la intervención de múltiples empresas en una relación jerárquica de clientes y suministradores.

Esto, que podría parecer una contradicción con respecto a la idea de la existencia de un menor número de niveles jerárquicos en su estructura, no lo es, porque las jerarquías que se producen son entre organizaciones planas.

Estas estructuras entre organizaciones constituyen un elemento variable con el tiempo, pues tras la conclusión de cada proyecto antiguo se produce una nueva estructura entre organizaciones correspondiente a cada nuevo proyecto. Es razonable que cada nuevo proyecto cuente con un ejercicio que debe garantizar que todo el sistema de información entre organizaciones pueda considerarse operable.

Metodologías ágiles

Las metodologías ágiles como Kanban o Scrum se caracterizan por una fuerte interacción entre clientes y desarrolladores. En ellas, la gestión del conocimiento desempeña un papel fundamental. De hecho, el método Scrum fue definido por Nonaka y Takeuchi, autores de la organización creadora de conocimiento. El método Scrum divide todo el trabajo a realizar en intervalos o sprints de alrededor de un mes de duración.

Antiguos jefes de Proyecto de Indra me aseguraban que la utilización de sistemas de información reducía el coste y el tiempo de desarrollo de proyectos de ingeniería. En el contexto de los nuevos desarrollos, esta reducción de costes y tiempos puede llevar a una mayor agilidad si cabe, ya de por sí significativa en metodologías ágiles.

Por ello, es pertinente en este contexto dilucidar qué papel puede desempeñar un sistema de información como un ERP, un CRM o un SCM, o el uso conjunto de todos ellos. En Scrum, por ejemplo, el software objeto de la entrega puede almacenarse dentro de un CRM o un SCM para garantizar su compartición entre clientes y desarrolladores.

Las metodologías ágiles como Kanban o Scrum se caracterizan por una fuerte interacción entre clientes y desarrolladores

El conjunto de requisitos de alto nivel con prioridades que definen el trabajo a realizar puede trazarse a resultados de pruebas realizadas al final de cada sprint por medio de una herramienta de gestión de requisitos, que deberá ser accesible por medio de clientes y desarrolladores.

Los datos almacenados en una herramienta de gestión de requisitos pueden utilizarse luego para crear un modelo basado en UML, pero esto ya no es un sistema de información, aunque pone de manifiesto la importancia del soporte de las tecnologías de la información en la gestión organizativa en general y empresarial en particular.

Un sistema de información puede servir también para documentar la gestión de incidencias en los procesos de pruebas. En efecto, la experiencia del autor del presente artículo con un sistema de información facilita la comunicación entre organizaciones durante la ejecución de los procesos de pruebas que servirán para demostrar el cumplimiento del conjunto de requisitos de alto nivel con prioridades que definen el trabajo a realizar en cada sprint.

Todo este proceso tiene el objetivo de generar una estructura flexible que se adapte rápidamente a los cambios que se producen entre los participantes del mercado y el entorno de la industria.

En este caso podemos concebir cada contrato (proyecto contratado por las administraciones públicas a una o varias empresas) como una oportunidad para generar una sinergia de creación de conocimiento entre las administraciones públicas y las empresas privadas que constituyen los ejecutores últimos de los proyectos contratados.

En cierto modo, es verdad que los proyectos más grandes requieren más colaboración entre gerencias, con subcontratistas y con clientes finales. En grandes proyectos es posible que así sea el caso. Cada contrato genera un ecosistema de participantes que desde un punto de vista organizativo puede caracterizarse tecnológicamente como un sistema de información entre organizaciones.

Toda organización constituida por sus diferentes dimensiones (cultura, estructura, procesos y tecnología) debería poder caracterizarse por medio de su dimensión tecnológica como un sistema de información.

Es pertinente dilucidar qué papel puede desempeñar un sistema de información como ERP, CRM y SCM, o el uso conjunto de todos ellos

En el caso de grandes conglomerados organizativos variables en el tiempo se trata más bien de un sistema de información entre organizaciones. Pero no hace falta irse muy lejos en lo que se refiere a tamaño de un proyecto para darse cuenta de que un sistema de información entre organizaciones también es válido para pequeños contratos como los que puedan ejecutarse bajo el paraguas de Kanban o Scrum.

Transferencia de conocimiento

Uno de los problemas que pueden surgir en la gestión de tantos contratos es cómo garantizar la transferencia de conocimiento de un subcontratista privado a las administraciones públicas.

Mecanismos clásicos de transferencia de conocimiento como la exteriorización, que permitiría documentar el trabajo de los contratistas, y la interiorización, que facilitaría que un jefe de proyecto adquiriera ese conocimiento, resultarían de interés en este caso.

La socialización (intercambio de información implícita) y la combinación (intercambio de información explícita) parecen mecanismos menos eficaces en este caso (especialmente la socialización). En efecto, no parece probable que un jefe de proyecto dialogue distendidamente con un contratista. Mejor sería que dedicara su tiempo a garantizar que se producen las entregas de la manera estipulada.

Constante re-configuración

La naturaleza cambiante del entorno de la organización que aprende resulta evidente a partir de la constante re-configuración de sus relaciones con los diferentes contratistas a lo largo del tiempo. En efecto, la duración de un contrato en Kanban o Scrum no suele llegar a un año.

Es en este contexto donde resulta conveniente recordar que Kanban y Scrum sirven al propósito de gestionar la generación de productos o servicios en periodos de tiempo inferiores al año, con lo que se generaría una estructura entre organizaciones para cada contrato desarrollado con su correspondiente sistema de información entre organizaciones.

O también podrían pensarse unas Administraciones públicas como un conglomerado de contratos de manera simultánea o sucesiva dependientes de una estructura central que sería la de las propias administraciones públicas.

A modo de resumen

En definitiva, las TIC constituyen una herramienta esencial en la gestión de proyectos en organizaciones que aprenden, tanto en proyectos grandes como en proyectos pequeños (aunque Kanban y Scrum por su división del trabajo en tareas de corto espacio de tiempo suele aplicarse a proyectos pequeños).

Este sistema de información se constituye mediante la interconexión de sistemas Enterprise Resource Planning o ERP, Customers Relationship Management o CRM y Supply Chain Management o SCM.

La existencia de dicho sistema de información responde a las necesidades de comunicación entre clientes y desarrolladores propias de todo proyecto de ingeniería. Es también relevante tener en cuenta que la utilización de sistemas de información garantiza la reducción de coste y de tiempo en la realización de proyectos de ingeniería, tanto en proyectos grandes como en proyectos pequeños.

La re-configuración entre organizaciones es una característica necesaria para garantizar que la estructura de estas queda configurada de acuerdo con las necesidades de los nuevos contratos.