La importancia de contar con un centro de excelencia en el espacio de trabajo digital

Vivimos en una sociedad en la que tendemos a ‘etiquetar’ con ánimo de disponer de referencias conceptuales. Parece que poner nombre a los hechos que nos rodean facilita la comprensión -como seres humanos- de nosotros mismos, nuestros homólogos y nuestro entorno. Siguiendo esta dinámica, la etiqueta que mejor describe el contexto en el que vivimos actual es BANI: Brittle, Anxious, Nonlinear e Incomprehensible.

El mundo de las organizaciones y empresas no se escapa a dicha dinámica, intentando denominar de forma genérica cada uno de los fenómenos que se producen, tanto a nivel interno como externo. En este sentido, el cambio es permanente, e incluso los paradigmas para enfrentar el cambio también cambian.

Jamais Cascio, renombrado futurista y autor de libros y artículos, introdujo el acrónimo BANI como el término que sintetiza en una sola palabra el mundo actual. En su artículo ‘Facing the Age of Cahos’ (2020), Cascio explora cómo la pandemia global y los desafíos contemporáneos requieren un nuevo marco de comprensión.

Un centro de excelencia es un equipo, una instalación compartida o una entidad que proporciona liderazgo, mejores prácticas, investigación e innovación, apoyo o formación para un área de interés

El fin del VUCA y el comienzo del BANI
La crisis derivada de la pandemia del COVID 19 afectó directamente, haciendo que los factores ‘volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad’ (VUCA) ya no fueran suficientes para entender el mundo en el que nos movemos. Motivo por el cual se introdujo el concepto BANI, que acuña el hecho de que las situaciones más comunes ya no pueden ser descritas por una simple complejidad y volatilidad.

Si analizamos un poco la historia de las revoluciones, podemos observar cómo esta evolución del entorno se plasma en las mismas. Ha habido cuatro revoluciones industriales: la primera en 1760, marcada principalmente por la máquina de vapor y con epicentro en el Reino Unido, la segunda en 1870, cuyo protagonista fue el ferrocarril; la tercera en 2006, identificada como la revolución tecnológica y científica, donde también se inician las energías renovables, y la cuarta en 2011 y en la que nos encontramos a fecha de hoy, vinculada a procesos de producción en gran escala y con un componente tecnológico ineludible basado en la robótica y la conexión entre distintos dispositivos.

Entre la primera y la segunda, y entre la segunda y la tercera revolución hay 110 y 136 años, respectivamente. En cambio, entre la tercera y la cuarta solo hay cinco años de diferencia, un salto cuántico que pone en evidencia la velocidad cambiante del mundo en el que estamos inmersos.

Si llevamos este mismo análisis a la evolución del espacio de trabajo digital o digital workplace de las empresas, observamos cómo se parte de una transformación y cambio paulatino, la cual se lleva a cabo en una distancia temporal que acostumbra a ser más o menos constante. Pero a partir del año 2020, aproximadamente, se produce una aceleración permanente.

El objetivo de un centro de excelencia del espacio de trabajo digital es mejorar la digitalización de los empleados de una organización, potenciando sus capacidades digitales

En el gráfico de la línea temporal que acompaña este artículo, se ofrece el ejemplo de una empresa real que lleva desde 2013 trabajando de forma constante en la mejora del espacio de trabajo digital de sus empleados. En el año 2021 lanzó con éxito un programa para acompañar a sus empleados en dicha aceleración de cambios que la tecnología estaba sufriendo y sigue sufriendo actualmente.

Definieron el programa que lanzaron en 2021 como “un programa de IT para mejorar la colaboración, productividad y destreza digital de los empleados mediante un conjunto de iniciativas y actividades orientadas a la tecnología”. Este programa les facilitó el acercamiento de la tecnología del espacio digital a los empleados de la organización mediante iniciativas definidas según sus diferentes necesidades y siempre orientadas a capacidades que permitieran mejorar su destreza digital.

En este contexto de cambio permanente, y en el caso que nos ocupa en este artículo sobre el digital workplace de los empleados de una corporación, es cuando toma fuerza la necesidad de disponer de un marco tecnológico de referencia que permita dirigir de forma efectiva y de acuerdo con la definición de productividad de la organización en cuestión, la evolución, mantenimiento y adopción del espacio de trabajo digital de los empleados, siendo este marco el centro de excelencia.

La etiqueta que mejor describe el contexto en el que vivimos actual es BANI: Brittle, Anxious, Nonlinear e Incomprehensible

El objetivo de un centro de excelencia del espacio de trabajo digital es mejorar la digitalización de los empleados de una organización, potenciando sus capacidades digitales y enfocándolas a mejorar la productividad, la colaboración y las competencias digitales. En este sentido, un CoE debe facilitar la inversión y crecimiento orgánico de las herramientas, plataformas y tecnologías del espacio de trabajo digital, así como su consolidación, mantenimiento, gobernanza y control.

A modo de conclusión, hay que constatar que las organizaciones realizan su actividad en un mundo cada vez más digital y cambiante, donde la cantidad y complejidad de las tecnologías disponibles las obliga a fijar estrategias de futuro. En este sentido, observamos que el objetivo de la digitalización forma parte del pasado y nos encontramos ya en la etapa de las corporaciones digitales, con empleados digitales a los cuales hay que acompañar y empoderar.

En este contexto de corporaciones digitales, los espacios de trabajo deben adaptarse de forma continua a las tecnologías disponibles para potenciar las capacidades de los equipos y mejorar los resultados de la organización, al mismo tiempo que conviven en el mundo híbrido actual de un modo fácil y eficiente.

¿Qué significa BANI?

Brittle. Nos indica que el mundo ya no es solo volátil, sino quebradizo. Todos, todas y todo es susceptible a desmoronarse.

Anxious. Vivimos en un mundo donde las personas somos los actores principales y nuestro entorno está sufriendo cambios acelerados, traumáticos y simultáneos, haciendo que aparezca el miedo, la desesperación y las crisis de lucha contra esta incertidumbre.

Nonlinear. Hemos transitado de las lógicas de tendencia de crecimiento lineales a no lineales. Ya no es suficiente poner los datos históricos como elemento único para definir cuál será la tendencia de futuro.

Incomprehensible. Hemos pasado de un entorno ambiguo a uno que en ocasiones resulta incomprensible.

Porfolio de servicios mínimo de un centro de excelencia del digital workplace

Adopción de usuarios. Comunicación y formación de todas las mejoras tecnológicas, evoluciones y mejores prácticas a toda la organización de forma cercana e inclusiva.

Gobernanza. Definición y seguimiento para el correcto desarrollo de las plataformas disponibles en la organización, según las directrices y mejores prácticas del fabricante, y siempre adaptadas al negocio y la cultura de la empresa.

Innovación. Mejora continua y actualización tecnológica de las herramientas en función de la evolución de los propietarios y puesta en marcha de laboratorios de innovación.

Resolución de incidentes y consultas de usuario. Identificación y resolución de errores y consultas de los empleados de la compañía.

Tareas preventivas. Instalación de actualizaciones/parches de los fabricantes y monitorización de las plataformas de forma proactiva.

Servicios de consultoría. A la carta o proactivos para los principales usuarios clave de las unidades de negocio.

Evolutivos. Mejoras sobre las aplicaciones disponibles en la corporación o creación de nuevas funciones, herramientas, etc.

Beneficios de un centro de excelencia del espacio de trabajo digital

Disponer de un equipo de expertos de las diferentes tecnologías que se utilizan en el espacio de trabajo digital de los empleados.

Poder priorizar los proyectos y asignar de forma óptima los recursos en función del valor agregado de cada uno de ellos y de los objetivos corporativos.

Coordinar las diferentes unidades de negocio desde la perspectiva de la tecnología del entorno de trabajo digital.

Disponer de un punto único de información.

Crear procesos de gestión de la demanda de servicios ofrecidos en el propio centro de excelencia y definir buenas prácticas en base a las recomendaciones del fabricante de la tecnología y las necesidades de la organización.

Mejorar de forma continua el espacio de trabajo digital, añadiendo e integrando nuevas tecnologías de forma constante y ordenada en el mismo.

Acompañar permanentemente los empleados, facilitando la adopción digital de las nuevas tecnologías, potenciando sus capacidades y proporcionando herramientas que les faciliten sus tareas del día a día.